Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

UNION KFS S.A.S. — Nombre comercial KAHU FUNGI

Comercialización de suplementos alimenticios en gomas a base de hongos funcionales

1. OBJETO Y MARCO NORMATIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) establece los principios, finalidades y procedimientos que UNION KFS S.A.S., identificada con NIT 901951671-0 y conocida comercialmente como KAHU FUNGI (en adelante, “la Empresa”), aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales de sus clientes, usuarios del sitio web y canales digitales, proveedores, aliados comerciales y demás terceros con quienes se relaciona en desarrollo de su actividad económica de comercialización de suplementos alimenticios en gomas elaboradas a base de hongos funcionales (adaptógenos).

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Título 2, Capítulo 25), la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante, la “SIC”), y demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: UNION KFS S.A.S.

NIT: 901951671-0

Nombre comercial: KAHU FUNGI 

Domicilio: CARRERA 3A OESTE No. 4-69, Cali, Valle del Cauca, Colombia

Teléfono de contacto: (+57) 318 388 9871

Correo electrónico para asuntos de datos personales: kahufungi@gmail.com

Sitio web: www.kahufungi.com

Canales digitales oficiales: Instagram @kahufungi y demás redes sociales o canales de venta oficiales de la marca (incluido WhatsApp comercial).

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tal como los datos relativos a la salud, entre otros.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento (cliente, usuario del sitio web, proveedor, aliado comercial, entre otros).
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; en este caso, KAHU FUNGI.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta del Responsable, realiza el tratamiento de datos personales (por ejemplo, pasarelas de pago, empresas de mensajería/transporte, plataformas de mercadeo digital).
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de privacidad: comunicación dirigida al Titular que le informa acerca de la existencia de esta Política y la forma de acceder a ella.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento por parte de la Empresa.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

En el tratamiento de datos personales, KAHU FUNGI dará aplicación a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

  • Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y demás disposiciones que la desarrollan.
  • Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
  • Libertad: el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular; los datos personales no se obtienen ni divulgan sin autorización.
  • Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
  • Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de sus datos.
  • Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
  • Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
  • Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Dependiendo de la relación que el Titular tenga con KAHU FUNGI, la Empresa podrá recolectar y tratar, entre otras, las siguientes categorías de datos:

  • Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad.
  • Datos de contacto: dirección de residencia o de entrega, ciudad, teléfono, correo electrónico y usuario de redes sociales o mensajería instantánea utilizado para comunicarse con la Empresa.
  • Datos de pedidos y compras: productos adquiridos, valores, fechas e historial de compras.
  • Datos de pago y facturación: información necesaria para expedir la factura correspondiente. KAHU FUNGI no almacena los números completos de tarjetas débito/crédito ni códigos de seguridad; dicha información es procesada directamente por la pasarela de pagos autorizada, la cual actúa como Encargada del Tratamiento y cumple con los estándares de seguridad de la industria.
  • Datos de envío y logística: dirección de entrega y datos de contacto necesarios para coordinar el envío con la empresa transportadora.
  • Datos sensibles de salud: en la medida en que el Titular decida suministrarlos de manera voluntaria —por ejemplo, al consultar sobre alergias, intolerancias, condiciones médicas preexistentes, estados de embarazo o lactancia, o interacción con medicamentos, con el fin de recibir orientación sobre el consumo de los productos—, dichos datos serán tratados como datos sensibles. El Titular no está obligado a suministrar esta información, y KAHU FUNGI solicitará una autorización explícita, previa y diferenciada para su tratamiento, informando que no tiene la obligación de responder las preguntas relacionadas y que la información brindada tiene fines exclusivamente informativos y de orientación, sin que constituya en ningún caso consejo, diagnóstico o tratamiento médico.
  • Datos de proveedores y aliados comerciales: nombres, datos de contacto, información comercial y financiera necesaria para la relación contractual respectiva.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por KAHU FUNGI serán tratados para las siguientes finalidades:

  1. Atención al cliente: responder consultas, solicitudes de información sobre los productos (Melena de León, Cordyceps y Reishi, entre otros) y brindar orientación general sobre su uso.
  2. Gestión de pedidos: procesar, confirmar, preparar y hacer seguimiento a los pedidos realizados a través del sitio web, redes sociales o WhatsApp.
  3. Facturación y pagos: expedir los documentos equivalentes o facturas de venta, procesar los pagos a través de las pasarelas autorizadas y gestionar devoluciones o reembolsos cuando aplique.
  4. Envíos y logística: coordinar con las empresas transportadoras la entrega de los productos y hacer seguimiento al estado del envío.
  5. Servicio posventa: dar seguimiento a la satisfacción del cliente, atender garantías, cambios o novedades relacionadas con los productos adquiridos.
  6. Atención de peticiones, quejas y reclamos (PQR): recibir, tramitar y responder las PQR presentadas por los Titulares.
  7. Campañas comerciales y de mercadeo: enviar información sobre nuevos productos, promociones, contenidos educativos sobre hongos funcionales y novedades de la marca a través de correo electrónico, WhatsApp, SMS o redes sociales, siempre que el Titular no haya manifestado su oposición u optado por no recibir este tipo de comunicaciones.
  8. Administración de bases de datos: administrar las bases de datos de clientes, proveedores y aliados comerciales para los fines propios de la relación comercial.
  9. Atención de requerimientos de autoridades: atender los requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes, incluyendo, cuando corresponda, al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) y a la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias: cumplir con las obligaciones tributarias, contables, comerciales, sanitarias y demás aplicables a la comercialización de suplementos dietarios en Colombia.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

KAHU FUNGI obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular a través de mecanismos verificables, tales como:

  • La aceptación de esta Política y de los Términos y Condiciones al navegar, registrarse o realizar una compra en el sitio web www.kahufungi.com.
  • El diligenciamiento de formularios de contacto, pedido o suscripción.
  • El inicio de una conversación por WhatsApp, Instagram o cualquier otro canal digital oficial de la marca, en cuyo caso se informará al Titular sobre el tratamiento de sus datos antes de continuar con la gestión solicitada.

La autorización podrá constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó el consentimiento, conforme al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. En el caso de datos sensibles, la autorización será siempre explícita y previa a su recolección.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KAHU FUNGI.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos exceptuados por la ley.
  • Ser informado respecto del uso dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de KAHU FUNGI. La Empresa dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante KAHU FUNGI, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán dirigirse al correo electrónico kahufungi@gmail.com indicando en el asunto “Protección de Datos Personales”, o a través de los demás canales de contacto oficiales de KAHU FUNGI señalados en el numeral 2 de esta Política.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

Para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, KAHU FUNGI podrá compartir datos personales con terceros que actúan como Encargados del Tratamiento, entre ellos:

  • Pasarelas y procesadores de pago, para la validación y procesamiento de transacciones.
  • Empresas transportadoras y operadores logísticos, para la entrega de los pedidos.
  • Proveedores de herramientas tecnológicas, hosting, comercio electrónico y mercadeo digital (por ejemplo, plataformas de correo electrónico, gestión de pedidos o redes sociales).
  • Asesores contables, tributarios o jurídicos, cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales.
  • Autoridades administrativas o judiciales competentes, cuando medie requerimiento legal.

Dichos terceros están obligados contractualmente a dar tratamiento a los datos personales conforme a esta Política, a la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de KAHU FUNGI, así como a garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.

Transferencia internacional de datos

Algunas de las herramientas tecnológicas utilizadas por KAHU FUNGI (por ejemplo, plataformas de mensajería, correo electrónico, redes sociales o mercadeo digital) pueden implicar la transferencia o transmisión de datos personales a servidores ubicados fuera de Colombia. En tales casos, la Empresa adoptará las medidas necesarias para que dicha transferencia se realice de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esto es, contando con la autorización del Titular y/o verificando que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos, o acudiendo a alguna de las demás excepciones previstas en la ley.

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES Y ALIADOS COMERCIALES

Los datos personales de contacto de proveedores, aliados comerciales y sus representantes serán tratados con la finalidad de gestionar la relación contractual o comercial correspondiente, incluyendo la negociación, ejecución, facturación y pago de las obligaciones derivadas de dicha relación, así como el cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias asociadas.

13. MENORES DE EDAD

Los productos comercializados por KAHU FUNGI son suplementos alimenticios dirigidos a población adulta. La Empresa no recolecta ni trata intencionalmente datos personales de menores de edad. En caso de identificarse que se han recolectado datos de un menor sin la autorización de sus padres, representantes legales o tutores, KAHU FUNGI procederá a su eliminación, salvo que se cuente con dicha autorización y el tratamiento resulte respetuoso del interés superior del menor.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

KAHU FUNGI ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación indebida, de conformidad con el principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012.

15. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos personales de KAHU FUNGI tendrán vigencia por el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados los datos, así como los plazos de conservación previstos en las normas tributarias, contables, comerciales y demás aplicables. Una vez cumplida la finalidad y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos de las bases de datos de la Empresa, salvo obligación legal o contractual en contrario.

16. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

KAHU FUNGI podrá modificar la presente Política en cualquier momento, en cuyo caso publicará la versión actualizada en el sitio web www.kahufungi.com. Cuando la modificación implique un cambio sustancial en las finalidades del tratamiento que resulte incompatible con aquellas que motivaron la autorización original, se solicitará una nueva autorización al Titular.

17. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 21 de mayo de 2025 y permanecerá vigente mientras la Empresa desarrolle actividades de tratamiento de datos personales.


ANEXO — TEXTO SUGERIDO DE AUTORIZACIÓN PARA SITIO WEB Y CANALES DE VENTA

Se sugiere incluir el siguiente texto, mediante casilla de aceptación (“checkbox”) no premarcada, en el formulario de compra, registro o contacto del sitio web y demás canales digitales de KAHU FUNGI:

“He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de KAHU FUNGI, y autorizo de manera previa, expresa e informada el tratamiento de mis datos personales para las finalidades allí descritas. En caso de suministrar información relacionada con mi salud (alergias, condiciones médicas, embarazo o lactancia) con el fin de recibir orientación sobre el consumo de los productos, autorizo de forma explícita su tratamiento como dato sensible, entendiendo que no estoy obligado(a) a suministrarla.”

Se recomienda que la casilla no se encuentre premarcada por defecto y que el texto completo de esta Política esté disponible mediante un enlace visible antes de finalizar la compra o el registro.